Banda Aceh – Dalam rangka menguatkan Kearsipan Dokumen Kependudukan, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) Kota Banda Aceh melakukan pertemuan awal dengan Dinas Perpustakaan dan Arsip (Dispersip) Kota Banda Aceh dan Lembaga Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), pertemuan tersebut digelar di Ruang Rapat Kantor Disdukcapil, pada Rabu (29/07/2020).
Kepala Dinas Kependudukan dan Pencacatan Sipil Kota Banda Aceh, Dra. Emila Sovayana mengatakan pertemuan awal ini untuk membicarakan penataan ulang arsip dokumen kependudukan agar lebih baik dan profesional.
“Pertemuan kali ini memang sangat tepat karena kita sudah disediakan satu ruangan dan lemari untuk arsip berkat dukungan pimpinan juga, jadi nanti tinggal didata ulang baik menurut klasifikasi, tahun dan jenisnya sehingga berkat bantuan mereka bisa lebih baik dan profesional ,” kata Emila.
Kata Emila, arsip bukan hanya sekedar dokumen yang disimpan melainkan dokumen penting yang memiliki nilai sejarah dan manfaat.
Ia juga mengatakan ada dua jenis arsip yang ada di Disdukcapil yaitu arsip kependudukan dan juga arsip pencatatan sipil.
Emila mengatakan, penataan arsip ini dapat membuat dokumen tertata dengan baik, terjaga keamanan dan kerahasiannya sehingga masyarakat yang membutuhkan dokumen dari beberapa tahun yang lalu dapat tersedia di sini.
“Manfaatnya sangat besar yaitu dokumennya tertata dengan baik, terjaga keamananya, dan kerahasian datanya. Kalau misalnya ada masalah data dalam keluarga yang beberapa tahun silam dengan ada arsip yang bagus bisa kita lihat datanya di sini,” ujarnya.
Sebelumnya, Disdukcapil sudah memiliki arsip digital namun menurutnya dokumen dalam bentuk hard juga sangat penting disimpan apalagi dokumen zaman dulu yang bisa di pamerkan saat ada even-even di Banda Aceh.
Dalam hal ini, Sub. Koordinator Akuisisi BAST ANRI, Lisa Novianty, SE mengatakan, penataan arsip ini penting dilakukan karena arsip yang ditata dengan tidak baik akan mengganggu proses pelayanan di Disdukcapil, juga dapat menyimpan data statis yang dapat digunakan oleh generasi yang akan datang.
“Penataan ini penting karena arsip yang tidak ditata dengan baik akan mengganggu proses pelayanan apalagi Disdukcapil yang berhubungan langsung dengan masyarakat,” kata Lisa.
Dengan adanya pertemuan ini, Emila berharap kedepannya pengelolaan arsip lebih baik, lebih terjaga kerahasiaan datanya dan bagi masyarakat yang butuh arsip pihaknya bisa cepat melayani jika arsipnya sudah tertata.(Rid/Hz)