*Dispersip Banda Aceh Apresiasi
Banda Aceh – Setelah melakukan beberapa kali pembinaan kearsipan di Bappeda dan Badan Keuangan Kota Banda Aceh. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Banda Aceh melihat bahwa arsip di kedua OPD sudah tertata rapi namun masih ada yang harus diperbaiki.
Hal ini disampaikan Kepala Dispersip Alimsyah, S.Pd, MS melalui Kasi Pembinaan dan Pengawasan Arsip, Novridar, SE saat melanjutkan pembinaan di kedua OPD, Rabu (7/9/2021).
Oleh karenanya, adanya pembinaan ini guna untuk mengklasifikasi arsip sesuai dengan kaidah kearsipan yang tertuang dalam UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Novri mengatakan bahwa pembinaan yang dilakukan mencakup memberi arahan dan petunjuk tentang pemilahan dokumen sesuai dengan permasalahan dan dikelompokkan berdasarkan kode klasifikasinya, serta memilah mana yang menjadi arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif, serta tata cara mencatat pada daftar arsip aktif dan inaktif.
“Arsip aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan arsip dinamis inaktif arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun,” kata Novri.
Menurutnya, ini sepenuhnya tanggung jawab Dispersip selaku Lembaga Kearsipan Daerah sama-sama berdiskusi dengan OPD untuk mendapatkan arsip yang rapi dan teratur.
“Sebuah sistem kearsipan yang baik tentunya mampu mengintegrasi semua kebutuhan akan pencarian informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan akurat,” ungkapnya.
“Sistem ini akan mencakup proses penciptaan dokumen pada saat awal, mengklasifikasikan sumber dokumen secara tepat, dan mampu membuat proses pengindeksan dokumen, sehingga menjadi lebih cepat dan dapat dengan mudah menemukan dokumen sesuai indeks yang diinginkan,” tambah Novri.
Harapan dengan adanya pembinaan kearsipan ini, kedepan pengelola arsip pada Bappeda dan BPKK dapat menata dan mengelola arsipnya sebagaimana tata kelola arsip yang benar dan dapat mewujudkan sebuah records center.(Hus/Hz)