Banda Aceh – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Kota Banda Aceh bekerjasama dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Aceh akan melaksanakan tahapan evaluasi dan pembinaan kearsipan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) Kota Banda Aceh, Kamis (12/11/2020).
Pembinaan sebelumnya telah dilaksanakan selama dua hari Kamis-Jumat (5-6) membahas kaidah kearsipan terkait surat masuk dan surat keluar yang harus disatukan.
Setelah pembinaan rencananya akan dilanjutkan dengan tahapan evaluasi yang direncana akan berlangsung Kamis, 12 November 2020.
Pada kesempatan tersebut Arsiparis Madya Dispersip Aceh Sri Kartini, S. E mengatakan bahwa surat masuk dan surat keluar harus disatukan. Karena sarana pencatatan di buku agenda nantinya juga disatukan.
“Contohnya Dispersip mengirim surat pembinaan, Disdukcapil membalas suratnya bahwa kami bersedia menerima pembinaan, dari proses berjalannya pembinaan hingga tahap penyusunan laporan sampai selesai semua satu agenda,” kata Sri.
Sri melanjutkan bahwa selama pembinaan dari awal Disdukcapil sudah ada perkembangan yaitu mencatat berkas arsip aktif dan inaktif.
“Arsip inaktif terhitung tahun 2018 kebawah dan arsip aktif 2019 keatas sampai sekarang. Hitungannya, arsip menjadi inaktif setelah dua tahun,” jelasnya.
Ditambahkannya, baik arsip aktif maupun inaktif dituntut nomor berkas dan kode klasifikasinya.
Sri mengatakan bahwa dikarenakan di Disdukcapil banyak arsip vital sehingga arsip aktif sistem penyimpanan sesuai dengan kaidah kearsipan yaitu sistem filling.
“Harusnya berkas arsip aktif sarana penyimpanannya melalui filing. Nanti diberi pembatas, untuk klasifikasi primer, sekunder dan tersiernya,” ungkapnya.
Pada kesempatan yang sama Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Banda Aceh Alimsyah, S. Pd, MS melalui Kasi Pembinaan dan Pengawasan Arsip Novridar, S.E mengatakan bahwa pembinaan dilakukan melalui diskusi bersama dan praktek secara langsung tentang tata kelola arsip dinamis, aktif dan inaktif serta tata cara pemberkasan arsip.
“Kita juga memberi petunjuk kepada para pengelola arsip di Disdukcapil tentang pemilahan arsip sesuai dengan kode klasifikasinya,” ungkap Novri.
Novri menambahkan bahwa pembinaan arsip di Disdukcapil dilakukan ke semua bidang, yaitu Sekretariat, Bidang Kepegawaian dan Umum, Bidang Kemanfaatan Data dan Pelayanan, Bidang Pelayanan Pendaftaran Penduduk, Bidang Pelayanan Pencatatan Sipil dan Bidang Pengelolaan Informasi, Administrasi Kependudukan.(Hus/Hz)