Banda Aceh – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Kota Banda Aceh melakukan kegiatan pengawasan kearsipan internal di Bagian Pemerintahan Sekda Kota Banda Aceh, Rabu (2/11/2022).
Bagian pemerintahan terpilih untuk melakukan kegiatan ini karena sudah melakukan pembinaan kearsipan sesuai kaidah kearsipan yaitu UU No. 43 Tahun 2009 oleh Dispersip Kota Banda Aceh.
Kepala Dispersip Kota Banda Aceh Alimsyah, S.Pd, MS melalui Kabid Kearsipan Nurjannah, SKM, MKM juga didampingi Arsiparis DPKA Alfian menyampaikan bahwa dalam kegiatan ini ada beberapa bukti kerja yang harus dipersiapkan oleh masing-masing OPD sebagai kelengkapan kearsipan. Pertama sub aspek penciptaan arsip berupa sarana pencatatan pembuatan dan penerimaan naskah dinas berupa buku agenda surat masuk dan surat keluar, disposisi pada masing-masing bidang dengan dicopy halaman depan tengah dan terakhir.
Kedua mengcopy surat seperti surat perintah pelaksanaan tugas dari masing-masing, surat dinas keluar dari masing-masing bidang dan nota dinas masing-masing bidang.
“Ketiga sub aspek pemeliharaan arsip, bukti kerja yang harus di siapkan berupa daftar arsip aktif terdiri dari daftar berkas dan daftar isi berkas,” jelasnya.
Lanjutnya, bahwa pengawasan pemeriksaan ini tidak hanya pada sistem kearsipan saja tapi juga berkaitan dengan penataan fisik arsip. Adanya pengawasan kearsipan bertujuan untuk mewujudkan pengelolaan arsip menjadi lebih baik.
“Melalui pengawasan dan monitoring kearsipan juga diharapkan pada penyelenggara kearsipan untuk melakukan perubahan berdasarkan rekomendasi audit,” pungkasnya.
“Alhandulillah, Kepala Bagian Pemerintahan bersama pejabat struktural menyambut baik dan senang dengan kegiatan tersebut karena selain dapat menjalankan tertib arsip sesuai kaedah kearsipan juga memperoleh ilmu kearsipan untuk membangun pemerintahan yang lebih baik,” tutupnya.(Hus/Hz)