Banda Aceh | Dalam upaya meningkatkan pelayanan adminitrasi kepemerintahan, Pemerintah Kota Banda Aceh telah melakukan pengembangan aplikasi persuratan berbasis elektronik atau dikenal dengan e-Surat. Rabu 24/06/2020.
Wali Kota Banda Aceh Aminullah Usman melalui Kepala Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik (Diskominfotik) Kota Banda Aceh Bustami SH mengatakan bahwa pengembangan e-Surat ini sebagai salah satu upaya pemerintah dalam mewujudkan reformasi birokrasi dalam layanan administrasi persuratan kota dari yang biasanya kertas, diubah menjadi elektronik. Ini merupakan dukungan kita dalam mewujudkan kota ramah lingkungan yang Smart City.
“e-Surat merupakan aplikasi surat menyurat secara elektronik yang dibangun untuk memangkas birokasi administrasi dan besifat internal bagi pemerintah Kota Banda Aceh,”kata Bustami
Bustami menerangkan, Pembangunan e-Surat diinisiasi pada pertengahan Maret dan rampung pada pertengahan Juni ini. e-Surat dibangun oleh tim programmer Diskominfotik dan didukung oleh bidang E-Government untuk memudahkan proses surat menyurat pada SKPK dalam perintahan Kota Banda Aceh.
Sementara itu, Kepala bidang E-Government Diskominfotik Kota Banda Aceh Asna Mardhia, STTP menjelaskan, e-Surat saat ini merupakan penyempurnaan dari versi sebelumnya yaitu 2.0 menjadi versi 2.5.
Perbedaan mendasar pada e-Surat versi 2.0 ialah pada proses surat keluar yang sebelumnya masih harus mencetak surat untuk diparaf dan ditanda tangani hingga akhirnya dipindai (scan) ke sistem untuk dikirim ke tujuan.
Sedangkan di versi 2.5 setiap surat internal pemerintah kota sudah menggunakan tanda tangan elektronik berupa QR-code yang akan tercantum disurat menggantikan tanda tangan manual. Dengan demikian prosesnya surat keluar tidak perlu mencetak surat untuk diparaf maupun ditanda tangani.
“Dari membuat konsep surat, pesrsetujuan surat (diparaf dan ditanda tangani) hingga surat dikirimkan serta pengarsipan semua memalui sistem elektronik (e-Surat),”jelas Asna.
Inovasi ini diharapkan dapat mengurangi penggunaan kertas (paperless), karena dimulai dari proses penyusunan konsep, penyetujan, pengiriman, penerimaan sampai arsip dilakukan secara elektronik dari aplikasi. Manfaat lainnya e-Surat versi 2.5 mengurangi interaksi pegawai di dalam dan antar SKPK dalam proses surat menyurat di tengah pandemi covid-19. (Rat/Hz)